Документы как источник первичной информации. Классификация документов — часть 3

Бухгалтерские документы представляют собой письменные свидетельства, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций, проведенных организацией. Как и любые другие виды документации, бухгалтерские документы классифицируются по самым различным признакам, в частности по назначению, по месту, порядку и способу составления, по содержанию хозяйственной операции и т.д.

  1. В зависимости от назначения бухгалтерские документы подразделяются на:
  • распорядительные;
  • оправдательные;
  • документы учетного оформления;
  • комбинированные.

Распорядительные бухгалтерские документы не являются основанием для отражения в учете хозяйственной операции, они лишь содержат распоряжение для непосредственного исполнителя на ее совершение. Примером распорядительных бухгалтерских документов могут выступать приказы или распоряжения руководителя, например приказ о командировке, выплате премии, о списании суммы недостачи и т.д. Закон N 129-ФЗ требует подтверждать совершенные хозяйственные операции оправдательными документами, именно они являются основанием для учетных записей. Однако если оправдательные документы представляются в бухгалтерию по операции, совершенной по распорядительному документу, то принятие их к учету производится только при наличии распорядительного документа.

Оправдательные документы выступают основанием для отражения в бухгалтерском учете факта совершенной хозяйственной операции. В качестве оправдательных документов могут выступать акты о приемке товара, накладные на списание материалов в производство, на внутреннее перемещение товаров и т.д.

Документы учетного оформления используются для упрощения ведения учета. В качестве таких документов выступают различного рода группировочные и распределительные ведомости, бухгалтерские справки и т.д. Например, организация, являющаяся налогоплательщиком НДС, при осуществлении налогооблагаемых операций и операций, освобожденных от налогообложения, обязана распределять осуществленные ею общехозяйственные расходы, относящиеся к обоим видам операций. Отразить в учете операции их распределение, а соответственно, и произвести вычеты по суммам «входного» НДС организация сможет лишь на основании документа учетного оформления. Чаще всего для этих целей используется бухгалтерская справка. Обращаем ваше внимание на то, что унифицированной формы бухгалтерской справки не существует, поэтому организация должна разработать свою форму справки, отвечающую всем требованиям ст. 9 Закона N 129-ФЗ, и закрепить ее использование учетной политикой.

И последний вид документов данной группы — это комбинированные документы, представляющие собой свидетельства, в которых объединены признаки распорядительных и оправдательных документов. Примером комбинированного документа может выступать расходный кассовый ордер, в котором одновременно содержится и распоряжение на выдачу денежных средств из кассы организации, и подтверждение того, что деньги выданы.

По порядку составления бухгалтерские документы классифицируются на первичные и сводные.

Как уже было указано, первичные бухгалтерские документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и, соответственно, являются первым свидетельством того, что организация совершила хозяйственную операцию.

Сводные бухгалтерские документы составляются на основании данных первичных документов, целью их использования является сокращение объема учетной работы.

В зависимости от содержания хозяйственной операции бухгалтерские документы подразделяются на:

— материальные;

— денежные;

— расчетные.

В качестве материальных документов выступают документы, касающиеся средств и предметов труда: сюда относятся акты приемки-передачи имущества, накладные на прием и отпуск материальных ценностей, счета-фактуры и т.д.

К денежным относятся документы, отражающие движение денежных средств, — чеки на получение денежных средств, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

В качестве расчетных документов выступают платежные требования, платежные поручения, расчетные чеки, аккредитивы и т.д.

В зависимости от места составления бухгалтерские документы классифицируются на внутренние и внешние.

Если автором документа является сама организация, то первичный документ признается внутренним. Если же «первичка» получена со стороны, то речь идет о внешнем документе.

Примером внутреннего документа могут выступать ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, накладные на внутреннее перемещение товаров и т.д.

По способу отражения операций бухгалтерские документы делятся на разовые и накопительные.

Если одна или несколько однородных хозяйственных операций сразу фиксируются в бухгалтерском учете фирмы, то имеет место разовый документ бухгалтерского учета. Например, получение денежных средств в кассу, отражаемое в учете на основании приходного кассового ордера.

Чтобы сократить объем учетной работы, организация в течение определенного периода времени, например месяца или квартала, может «накапливать» однотипные операции в накопительном документе с последующим подсчетом итогов по соответствующим показателям. Ярким примером накопительных документов могут выступать лимитно-заборные карты, применяемые производственными организациями для отпуска материалов в производство.

Кроме того, бухгалтерские документы классифицируются и по способу оформления — они могут заполняться вручную или с помощью компьютерной техники.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *